Kiedy klienci zmieniają biuro
Najczęściej słyszymy: „księgowa nie odpowiada na pytania”, „dowiaduję się o podatku dzień przed terminem”, „przyszło wezwanie z urzędu i biuro nie potrafi pomóc”, „firma urosła, a biuro nie nadąża”. Zmiana biura wydaje się kłopotliwa, ale przy dobrym przygotowaniu trwa kilka tygodni i nie wymaga od Ciebie wiele pracy.
Jak przebiega przejęcie księgowości
- Rozmowa i umowa. Ustalamy zakres usług, termin przejęcia i wynagrodzenie. Najlepiej przejąć księgowość od początku miesiąca, a jeszcze lepiej – od początku roku obrotowego.
- Wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem. Sprawdzamy okres wypowiedzenia i zobowiązania biura (np. sporządzenie deklaracji za ostatni miesiąc, sprawozdania za zakończony rok).
- Pełnomocnictwa. Przygotowujemy pełnomocnictwa do urzędu skarbowego (w tym do podpisywania deklaracji), ZUS i KSeF. Odwołujemy uprawnienia poprzedniego biura tam, gdzie to potrzebne.
- Przekazanie dokumentacji. Odbieramy księgi, ewidencje, dokumentację środków trwałych, kadrową i płacową, najlepiej z protokołem przekazania i plikami z programu księgowego.
- Przegląd ostatnich rozliczeń. Sprawdzamy ostatnie deklaracje, JPK i salda. Jeśli znajdziemy błędy, mówimy o nich od razu i proponujemy korekty.
- Pierwszy miesiąc u nas. Ustalamy obieg dokumentów i kalendarz terminów – i rozliczamy pierwszy okres.
Czego potrzebujemy od Ciebie
- dostępu do dokumentów i danych firmy (umowa spółki, KRS/CEIDG, NIP, rachunki bankowe),
- podpisania pełnomocnictw i umowy,
- informacji o zawartej umowie z poprzednim biurem i kontaktu do niego,
- dokumentów tożsamości do weryfikacji wymaganej przepisami AML.
Przegląd „na wejściu”
Przejmując księgowość, przeglądamy rozliczenia z ostatnich okresów – to standard, nie dodatkowa usługa. Dzięki temu wiemy, z czym zaczynamy, a Ty dowiadujesz się o ewentualnych błędach od nas, a nie od urzędu skarbowego. Jeżeli błędy są, przygotowujemy korekty i – gdy trzeba – czynny żal.
Co, jeśli poprzednie biuro nie wydaje dokumentów
Dokumentacja księgowa należy do Ciebie, a biuro ma obowiązek ją wydać. Jeżeli przekazanie się przeciąga, pomagamy przygotować wezwanie, a w międzyczasie odtwarzamy potrzebne dane z KSeF, JPK i wyciągów bankowych, żeby nie przekroczyć terminów.
Dlaczego RKDP
W RKDP księgowość prowadzi zespół, a nad rozliczeniami czuwa doradca podatkowy. To oznacza, że możesz zadać pytanie podatkowe przed transakcją, a nie dopiero po niej – i że w razie kontroli lub wezwania nie musisz szukać nikogo innego. Przejmujemy księgowość spółek i jednoosobowych firm z Wrocławia i okolic.
Dokumenty, o które warto poprosić
- zestawienie obrotów i sald na dzień przekazania,
- ewidencję środków trwałych z planem amortyzacji,
- rozliczenia VAT i pliki JPK z UPO,
- informacje o niezapłaconych zobowiązaniach podatkowych i składkowych,
- teczki osobowe i listy płac, jeśli biuro prowadziło kadry.
Od czego zależy wycena
Samo przejęcie księgowości wliczamy w stałą współpracę. Dodatkowo wyceniamy tylko odtwarzanie ksiąg lub korekty za wcześniejsze okresy, jeżeli okażą się potrzebne. Cena stałej obsługi zależy od formy prawnej, liczby dokumentów, pracowników i VAT – zobacz księgowość spółek i księgowość JDG.
Najczęstsze pytania
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Najwygodniej od początku roku, ale zmiana od początku dowolnego miesiąca też jest bezpieczna – trzeba tylko ustalić, kto rozlicza ostatni okres.
Ile trwa przejęcie księgowości?
Zwykle od 2 do 4 tygodni – zależnie od okresu wypowiedzenia i tego, jak sprawnie poprzednie biuro przekaże dokumenty.
Kto rozlicza ostatni miesiąc i sprawozdanie za zamknięty rok?
To zależy od umowy z poprzednim biurem. Zwykle rozlicza je dotychczasowe biuro, ale możemy to przejąć – ustalamy to na początku.