1. Sprawdź umowę z obecnym biurem
Zwróć uwagę na okres wypowiedzenia, zakres obowiązków po zakończeniu umowy (kto rozlicza ostatni miesiąc, kto sporządza sprawozdanie za zakończony rok) i zasady wydania dokumentacji. Wypowiedzenie złóż na piśmie lub mailem – zgodnie z umową.
2. Wybierz moment zmiany
Najprostsza jest zmiana od początku roku obrotowego – nowe biuro otwiera księgi na czysto. Zmiana od początku dowolnego miesiąca też jest bezpieczna, jeśli jasno ustalisz, kto rozlicza ostatni okres. Unikaj zmiany w trakcie zamknięcia roku, jeżeli sprawozdanie i zeznanie roczne nie są jeszcze przygotowane.
3. Pełnomocnictwa
- pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji i do reprezentowania przed urzędem skarbowym,
- pełnomocnictwo do ZUS (do składania dokumentów w PUE/eZUS),
- uprawnienia w KSeF do przeglądania faktur zakupowych i ewentualnie wystawiania faktur,
- odwołanie lub ograniczenie uprawnień dotychczasowego biura.
4. Przekazanie dokumentacji
Poproś o protokół przekazania. Nowe biuro powinno otrzymać: księgi rachunkowe lub KPiR za bieżący rok i lata, które mogą być kontrolowane, ewidencję środków trwałych, rejestry VAT i pliki JPK, deklaracje i UPO, dokumentację kadrową i płacową, a jeśli to możliwe – eksport danych z programu księgowego. Dokumentacja należy do Ciebie, a biuro ma obowiązek ją wydać.
5. Przegląd ostatnich rozliczeń
Dobre biuro po przejęciu sprawdza ostatnie rozliczenia: zgodność JPK z księgami, salda rozrachunków, rozliczenia ZUS, ewidencję środków trwałych. Jeżeli wykryje błąd, lepiej skorygować go od razu niż czekać na wezwanie z urzędu.
6. Ustal nowy obieg dokumentów
Ustal, jak i kiedy przekazujesz dokumenty spoza KSeF, kto odpowiada za opłacenie podatków i składek, jak kontaktujesz się z biurem i kto podejmuje decyzje przy nietypowych transakcjach. W RKDP nad rozliczeniami czuwa doradca podatkowy – możesz pytać przed transakcją, a nie dopiero po niej.
Najczęstsze problemy
- opóźnienia w wydaniu dokumentów przez poprzednie biuro,
- brak eksportu danych z programu księgowego,
- niejasność, kto składa deklaracje za ostatni miesiąc,
- nieodwołane pełnomocnictwa – i dwa biura składające deklaracje.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień publikacji. Nie zastępuje porady podatkowej w indywidualnej sprawie.