AML

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu

Najważniejsze informacje dla klientów o obowiązkach, które RKDP spółka doradztwa podatkowego sp. z o.o. wykonuje na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Szczegółowe zasady określa wewnętrzna procedura Kancelarii przyjęta na podstawie art. 50 ustawy.

1. Dlaczego o to prosimy

Doradca podatkowy jest instytucją obowiązaną w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 14 i 15 ustawy. Oznacza to, że przed rozpoczęciem współpracy i w jej trakcie musimy stosować wobec klientów tzw. środki bezpieczeństwa finansowego. To obowiązek ustawowy, który dotyczy wszystkich klientów kancelarii – nie jest wyrazem braku zaufania.

Obowiązki te dotyczą w szczególności doradztwa podatkowego, prowadzenia ksiąg i ewidencji, sporządzania deklaracji, reprezentacji przed organami i sądami, a także usług związanych m.in. z kupnem lub sprzedażą nieruchomości lub przedsiębiorstwa, wnoszeniem wkładów do spółek kapitałowych oraz tworzeniem spółek i zarządzaniem nimi.

2. Kiedy stosujemy środki bezpieczeństwa finansowego

• przy nawiązaniu współpracy,
• gdy pojawią się wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności przekazanych danych,
• w trakcie współpracy – zwłaszcza gdy zmienia się jej charakter lub okoliczności,
• w innych przypadkach przewidzianych w ustawie.

Zakres stosowanych środków dobieramy do poziomu ryzyka. W sytuacjach podwyższonego ryzyka możemy poprosić o dodatkowe dokumenty lub informacje, np. o źródle pochodzenia środków.

3. Na czym polegają środki bezpieczeństwa finansowego

• Identyfikacja i weryfikacja klienta – ustalenie danych i potwierdzenie ich na podstawie dokumentu tożsamości lub wyciągu z rejestru.
• Identyfikacja osoby działającej w imieniu klienta – np. członka zarządu lub pełnomocnika – oraz sprawdzenie jej umocowania.
• Ustalenie beneficjenta rzeczywistego – osoby fizycznej, która faktycznie kontroluje klienta – na podstawie oświadczenia klienta oraz Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR); w przypadku spółek także ustalenie struktury własności i kontroli.
• Ocena celu i charakteru współpracy.
• Bieżące monitorowanie współpracy i aktualizowanie posiadanych danych.

Jeżeli dane w CRBR różnią się od danych ustalonych przez Kancelarię, mamy ustawowy obowiązek zgłosić tę rozbieżność Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej. Warto więc zadbać o aktualność wpisu spółki w CRBR.

4. Jakie dane i dokumenty przygotować

Osoba fizyczna

• imię i nazwisko, obywatelstwo, PESEL (a gdy go nie nadano – data i państwo urodzenia),
• seria i numer dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport do wglądu), adres zamieszkania,
• przy działalności gospodarczej – firma, NIP i adres głównego miejsca wykonywania działalności.

Spółka lub inna organizacja

• nazwa (firma), forma prawna, adres siedziby, NIP (a gdy go nie ma – państwo, rejestr, numer i data rejestracji),
• dane osoby reprezentującej (imię, nazwisko, PESEL) i dokument jej tożsamości,
• pisemne oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym – wzór przekazujemy przed rozpoczęciem współpracy.

Na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego możemy sporządzać kopie dokumentów tożsamości.

5. Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne

Prosimy klientów o oświadczenie, czy są – albo czy ich beneficjent rzeczywisty jest – osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP), członkiem rodziny takiej osoby lub jej bliskim współpracownikiem. Oświadczenie składa się w formie pisemnej lub dokumentowej (np. e-mail) z klauzulą: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.

Współpraca z osobą PEP jest możliwa, ale wymaga zastosowania wzmożonych środków, w tym ustalenia źródła majątku i środków. Obowiązki te stosuje się jeszcze co najmniej 12 miesięcy po zakończeniu pełnienia funkcji.

6. Gdy nie można zastosować środków bezpieczeństwa

Jeżeli zastosowanie któregokolwiek ze środków bezpieczeństwa finansowego nie jest możliwe – np. z powodu braku wymaganych danych lub dokumentów – ustawa nakazuje nam nie nawiązywać współpracy, nie wykonywać zlecenia albo rozwiązać istniejącą współpracę.

7. Sankcje

Sprawdzamy, czy klient lub jego beneficjent rzeczywisty nie znajduje się na listach osób i podmiotów objętych szczególnymi środkami ograniczającymi (sankcjami), prowadzonych m.in. przez Ministra Finansów. Wobec takich osób i podmiotów stosujemy szczególne środki ograniczające przewidziane w ustawie.

8. Przechowywanie dokumentów

Dokumenty i informacje zgromadzone w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego przechowujemy w zabezpieczonym miejscu przez 5 lat od dnia zakończenia współpracy, a na żądanie Generalnego Inspektora Informacji Finansowej – przez okres wskazany w żądaniu. Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.

9. Poufność

Informacje uzyskane w związku ze stosowaniem ustawy są objęte tajemnicą zawodową doradcy podatkowego. Przekazujemy je organom wyłącznie w przypadkach i w trybie przewidzianym przepisami prawa.