Od kiedy KSeF jest obowiązkowy
Zgodnie z przepisami obowiązującymi w 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stało się obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. dla największych firm (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.) i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Odbieranie faktur przez KSeF dotyczy wszystkich od 1 lutego 2026 r. Najmniejsi przedsiębiorcy – ci, u których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto – mogą do końca 2026 r. wystawiać faktury poza systemem. Przepisy przewidują też okres przejściowy dla kar.
Termin dla Twojej firmy warto potwierdzić z księgową lub doradcą – zależy od skali sprzedaży i sposobu fakturowania (np. faktury z kasy fiskalnej).
Co musi zrobić właściciel
- Nadać uprawnienia. Właściciel (albo osoba upoważniona do reprezentacji) loguje się do KSeF i nadaje uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu – do wystawiania faktur, ich przeglądania lub obu czynności.
- Wybrać narzędzie do fakturowania. Może to być bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów albo program księgowy lub sprzedażowy zintegrowany z KSeF. Przy kilku fakturach miesięcznie wystarczy narzędzie MF, przy większej skali – integracja.
- Ustalić, kto pobiera faktury zakupowe. Faktury od kontrahentów trafiają do KSeF, a nie na maila. Najprościej, gdy księgowość pobiera je bezpośrednio z systemu.
- Zadbać o faktury dla konsumentów. Osobom prywatnym nadal można przekazać fakturę w innej formie (np. PDF), ale musi ona odpowiadać fakturze w KSeF.
- Przygotować się na awarię. Warto znać zasady wystawiania faktur w trybie awaryjnym i offline – na wypadek niedostępności systemu.
Co się zmienia w pracy z księgową
KSeF zmniejsza liczbę dokumentów przesyłanych mailem i skanów. Faktura w systemie ma numer KSeF i datę jej otrzymania, co ułatwia ustalenie, w którym okresie można odliczyć VAT. Księgowa nie musi już czekać, aż przekażesz faktury – może je pobrać sama. Ty nadal musisz jednak informować o dokumentach spoza KSeF: paragonach, biletach, fakturach zagranicznych, umowach.
Najczęstsze błędy
- brak uprawnień dla biura rachunkowego – wtedy księgowa nie widzi faktur zakupowych,
- wystawianie faktury poza KSeF „jak dawniej”, gdy firma jest już objęta obowiązkiem,
- korekty wystawiane mailem zamiast w systemie,
- niepilnowanie faktur zaliczkowych i końcowych przy usługach budowlanych.
Jak pomagamy
Klientom, których księgowość prowadzimy, pomagamy nadać uprawnienia, dobrać narzędzie do fakturowania i ustawić obieg tak, żeby faktury trafiały do ksiąg bez przepisywania. Jeżeli masz wątpliwości, czy i od kiedy Twoja firma może korzystać z rozwiązań przejściowych – sprawdzimy to.
Najczęstsze pytania
Czy osoba prywatna musi korzystać z KSeF?
Nie. Konsument nie odbiera faktur przez KSeF – sprzedawca wystawia fakturę w systemie i przekazuje ją kupującemu w uzgodniony sposób.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w moim imieniu?
Tak, jeżeli nadasz mu w KSeF odpowiednie uprawnienie.
Artykuł ma charakter informacyjny i opisuje stan prawny na dzień publikacji. Nie zastępuje porady podatkowej w indywidualnej sprawie.